Arbeitsorganisation

Nur mit einem guten Zeitmanagement lassen sich Termine einhalten und Aufgaben stressfrei abarbeiten. Notieren Sie sich wichtige Details zu Aufträgen immer schriftlich, übergeben Sie dem Kunden eine Kopie davon. Einige Tipps zur Arbeitsorganisation.

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Nutzen Sie zur internen Aufgabenbearbeitung Formulare und Checklisten. Arbeiten Sie Aufgaben nach Priorität ab.

Das Eisenhower-Prinzip

wichtig / nicht-dringend

Termin festlegen und selbst erledigen

wichtig / dringend

sofort selbst bearbeiten

nicht dringend / nicht wichtig

Papierkorb

dringend / nicht wichtig

delegieren

Tipps zur Arbeitsorganisation

  • Messen Sie, wie lange Sie für bestimmte Arbeitsabläufe benötigen. Das hilft Ihnen, einen Überblick über einzelne Tätigkeiten zu gewinnen und Prozesse besser zu planen.
  • Beenden Sie zuerst einen Arbeitsprozess, bevor Sie sich einem anderen zuwenden. Beantworten Sie nicht permanent E-Mails oder Telefonate, sondern schaffen Sie sich Arbeitseinheiten, in denen Sie ungestört arbeiten können.
  • Sprechen Sie Gruppentermine in Arbeitsgruppen ab und sparen Sie so Zeit bei der Koordinierung. Ein einfaches Online-Tool dafür ist Doodle.
  • Finden Sie heraus, zu welcher Tages- oder Nachtzeit Sie am Produktivsten arbeiten können.
  • Beschränken Sie Inhalte in Meetings auf das Wesentliche. Vermeiden Sie unnötiges Geschwätz.
  • Nutzen Sie die Salamitaktik für unliebsame Aufgaben, oder um komplexe Aufgaben in einzelne Schritte zu zerlegen. Das erleichtert auch den Wiedereinstieg, wenn Sie sich eine Weile nicht mit der Aufgabe beschäftigt haben. Das Gehirn hat außerdem die Möglichkeit, nach der Bewältigung von Teilaufgaben Endorphin freizusetzen.
  • Definieren Sie Ziele. Nur dann können Sie auch etwas erreichen.
  • Lernen Sie Nein zu sagen.
  • Reduzieren Sie To-do-Listen. Bei zu vielen Listen entsteht schnell das Gefühl, dass nichts voran geht. Streichen Sie die Listen auf so wenige wie möglich zusammen oder verzichten Sie ganz darauf.
  • Kleine Pausen wirken Wunder. Ein kleiner Spaziergang, ein paar Streck- und Dehnübungen oder der minutenlange Blick aus dem Fenster steigern die Konzentrationsfähigkeit danach enorm. Gleiches gilt für arbeitsfreie Tage: Nur mit Auszeiten, in denen Sie sich ausschließlich Freunden und Familie widmen, tanken Sie Kraft und vermeiden Burn-outs.

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Hilfe durch Personal Kanban

Hilfe bei der Arbeitsorganisation bieten auch zahlreiche Online-Tools: Neben der To-do-Verwaltung über das E-Mail-Programm setzt Apple auf Things, eine Alternative bietet jedoch auch das System des Personal Kanban. Das System ermöglicht den Überblick zu behalten, bei gleichzeitiger Fokussierung auf das Thema und der Orientierung des Tagesthemas am großen Ganzen. Der Weg zum persönlichen Kanban:

  • Wahl des Boards: Whiteboard, Flip Chart, großes Papier
  • Festlegung eines Zeitraums, der zum Unternehmen passt
  • Post-ist: Größe so wählen, dass waagrecht sechs, senkrecht 5-6 Notizzettel auf das Board passen; drei, max. vier unterschiedliche Farben wählen.
  • Raster aufzeichnen:
zu erledigen nächste Aufgabe in Arbeit erledigt
wartet

Natürlich sind auch ähnliche Raster möglich, die Ihren persönlichen Bedürfnissen entsprechen. Sie haben mehrere Aufgaben parallel am Laufen? Sie fügen eine separate Zeile für langfristige Aufgaben ein? Finden Sie ein System, das optimal für Sie funktioniert.

  • Unterschiedliche Farben für verschiedene Arbeitsbereiche
  • Der begrenzte Platz schafft Übersichtlichkeit
  • Umstieg erst dann auf webbasierte Tools, wenn die analoge Kanban-Methode sitzt.
  • Einzelne Details gehören in die To-do-Liste.